Dessiner des processus robustes

On constate que 60% des causes de retard de paiement sont liées à des dysfonctionnements internes

Notre expérience montre que les principaux motifs de dysfonctionnements proviennent de :

  • erreurs dans les prises de commande
  • informations erronées dans le fichier client
  • facture qui ne comprend pas les bonnes mentions ou CGV
  • mauvaises conditions de paiement renseignées

Ces motifs sont autant d'éléments qui peuvent engendrer des litiges, nuire à la satisfaction client et au bon paiement des factures. Et en même temps, les volumes augmentent : lettrage, commandes, factures...ce qui constitue une charge de travail supplémentaire pour les équipes du back-office et pouvant potentiellement entraîner la démotivation des équipes.

En période de croissance, les directions financières et générales ont besoin de s'assurer que le back-office va avoir la capacité d'accompagner l'entreprise dans sa croissance.

Comment bâtir des fondations solides pour accueillir sereinement la croissance et focaliser les équipes sur les activités à valeur ajoutée ? Quels processus vont être efficaces pour mon entreprise ?

La mise en place de processus efficients va permettre d'améliorer la qualité des services et la communication entre les collaborateurs de l'entreprise tout en gagnant du temps dans le traitement des cycles clients, order-to-cash et recouvrement.

>>>>>>>>>> Découvrez comment ECONOCOM a recouvré 85% des factures impayées en optimisant les processus du cycle order-to-cash

1ère étape : identifier et comprendre l'ensemble des dysfonctionnements et causes de blocage du cash, réaliser une analyse post-mortem des défaillances clients subies

2ème étape : cartographier les départements, les rôles et responsabilités

3ème étape : refondre les processus selon 4 axes - Structurer - Sécuriser - Optimiser - Impliquer

  • Structurer : définir les missions, désigner un pilote de chaque cycle, créer les services manquants et externaliser les services à faible valeur ajoutée...
  • Sécuriser : choisir les bases pilotes, créer des points de contrôle, former sur les délais et moyens de paiement en vigueur...
  • Optimiser : enrichir la base client, intégrer des connecteurs pour l'information financière, déclencher les factures à des dates précises...
  • Impliquer : mettre en place des outils collaboratifs pour le traitement des litiges, rédiger les best practices à véhiculer au sein de l'entreprise, former les collaborateurs (implications du credit check, saisie de commande etc...)